TUGAS KULIAH ONLINE PBU 8 , PENTINGNYA KESAN PERTAMA

                      PENTINGNYA KESAN PERTAMA BAGI TAMU

Kesan pertama akan menentukan kelancaran terhadap proses suatu Hotel ,  selanjutnya ketika anda ingin berhubungan dengan orang lain. Dengan image positif, anda akan lebih mudah untuk meraih tujuan yang ingin dicapai (jika ada). Misalnya, anda ingin mendapatkan sesuatu yang anda anggap penting dari seseorang , Dengan membangun image positif sejak awal, anda telah memegang kendali dari apa yang ingin anda lakukan. Selain itu dari kesan pertama, anda telah membuka peluang untuk mendapatkan penilaian yang baik dari  tamu .

www.andyfebrian.com/berawal-dari-kesan-pertama/

Kesan pertama adalah kesempatan pertama, yang terkadang merupakan satu-satunya kesempatan untuk memberi gambaran terhadap seseorang mengenai siapa diri kita, sesuatu yang biasanya melekat selamanya dan sulit diubah. Inilah salah satu alasan kenapa kesan pertama begitu penting dalam kaitannya dengan cara pandang orang lain terhadap kita, serta menjadi penentu apakah mereka ingin mengenal kita lebih jauh.

Kita boleh tidak percaya akan hal ini. Tapi seperti itulah kenyataan yang sering terjadi. Untuk tahap awal, kita ibarat sebuah cermin bagi orang lain. Dengan bersikap baik (positif), peluang kita untuk mendapatkan hal-hal yang baik akan lebih besar. Walaupun mungkin  terkadang tidak bersifat mutlak, tapi tidak salah jika sebagian orang punya kecenderungan mengambil simpulan tentang kita pada kesan pertama. Kesan pertama yang telanjur direkam oleh orang lain dan ternyata tidak sesuai dengan realitas kita yang sesungguhnya  akhirnya akan menciptakan sebuah ungkapan ”Oh, ternyata….’’ Seperti ini

Dari manakah orang memiliki kesan pertama terhadap orang lain? Berdasarkan penelitian Albert Mehrabian (Ranjjit Singh M) dalam bukunya ”Enhancing Personal Quality” (2004) diungkapkan bahwa sebanyak 55 persen kesan pertama ditentukan secara visual oleh penampilan, bahasa tubuh, ekspresi wajah; 33 persen oleh nada suara; dan hanya 7 persen oleh ucapan kata-kata. Jadi, ketika bertemu dengan seseorang untuk kali pertama, bagaimana kita menampilkan diri dan mengatakan sesuatu lebih penting ketimbang ucapan aktual.

Mengingat pentingnya kesan pertama, maka kita pun perlu mempersiapkan sebaik mungkin ketika menciptakan kesan tersebut terhadap seseorang agar citra yang  kita tampilkan pun bernilai positif. Berikut panduan menampilkan kesan pertama  yang positif:       

1.      Senyuman

Berikan senyuman tulus  pada siapa pun. Bukankah seseorang yang suka tersenyum akan lebih disukai dan disegani daripada seorang yang memasang tampang seram bahkan tanpa ekspresi  di sebuah pertemuan? Senyum  mengandung empat makna, yakni kepercayaan diri, kebahagiaan, antusiasme, dan yang terpenting, penerimaan. Orang yang tersenyum secara psikologis dianggap lebih memiliki kepercayaan diri.

 2.      Penampilan yang baik

Penampilan adalah modal utama setiap orang . Penampilan yang baik merupakan cermin kepribadian yang baik pula. Perhatikan penampilan kita dari ujung rambut sampai ujung kaki dengan baik. Bukan harus dengan perlengkapan mahal tetapi bersih, rapi, sopan, dan serasi (sesuai lingkungan, profesi, bentuk badan maupun warna kulit kita, dan lain-lain.)

3.      Mengontrol Posisi Tubuh

posisi tubuh tegak secara otomatis membuat seseorang terlihat lebih tinggi. Yang lebih penting lagi, sikap itu dapat memancarkan sikap percaya diri.

4.      Melangkah dengan Percaya Diri

Melangkahlah  penuh keyakinan  dengan memancarkan kepercayaan diri. Berjalanlah secara tegap, tidak membungkuk, dan tidak menyeret kaki.

5.      Berjabat tangan

Berjabat tangan sebaiknya dilakukan secara singkat namun tegas. Cara ini akan membuat kita terkesan percaya kepada diri sendiri dan percaya terhadap apa yang kita lakukan. Hindari menjabat tangan terlalu lemas atau terlalu menggenggam kuat. Saat berjabat tangan, lengkapi dengan senyuman dan kontak mata. Berjabat tangan saat bertemu dan berpisah juga sangat penting untuk memberi kesan baik.

6.      Memperhatikan

Perhatikan saat berbincang dengan lawan bicara. Buatlah kontak mata selama perbincangan. Jika kita sibuk dengan beberapa pemikiran kita sendiri, maka itu akan terpancar di wajah kita. Jadi, cobalah fokus dan perhatikan saat lawan bicara sedang berbicara.

http://simpang5.wordpress.com/2011/08/23/kesan-pertama-begitu-penting-selanjutnya/

Untuk bidang pelayanan jasa khususnya Perhotelan Kesan pertama pelanggan atau tamu merupakan faktor yang sangant penting dan menentukan kelangsungan dan kelanjutan bisnis perhotelan itu sendiri.Kesan pertama tamu dalam menrima fasilitas yang ada di hotel dimulai saaat Registrsi atau pendaftaran dan kesan pertama ini sangat penting seperti :

1.      Disambut dengan ucapan yang hangat dan tulus (Tamu akan merespon positif denagn hal itu dan dengan respon yang positif dari tamu maka akan menunjang operasional hotel , dan antusias untuk menginap di hotel juga semakin besar )

2.      Tamu Diperlakukan denga Hormat , penuh perhatian  and kepedulian

3.      Selalu berupaya memenuhi kebutuhan atau keinginan tamu dengan sebaik-baiknya

Dan jika semua telah dilakukan maka tamu memiliki kesan yang baik terhadap Hotel dan akan kembali lagi nanti ke Hotel tersebut

Dan bila kita tak memberiknan kesan pertama yang baik maka Tamu tak akan merasa antusias dalam menginap , dan mungkin malah banyak menemukan kesalahan-kesalahan di Hotel

Apa saja yang yang menjadi samutan hangat bagi tamu ? ini beravariasi , dimulai dari Frontdesk atau kantor depan Hotel , Petugas kantor depan hotel bukan hanya harus menjual kamar dan fasilitas Hotel lainnya kepada tamu , Tetapi ia juga harus mempunyai perasaan empathy / peduli terhadap tamu , karena seorang Petugas kantor depan tidak tahu apa saja yang telah dialami tamu sehingga membuat perasaaannya marah ,mungkin aa hal-hal yang tak menyenangkan perasaan tamu tersebut mungkin saja Tertekan oleh rasa frustasi dari kegagalan keberangkatannya , kehilangan bagasi / barang , tertekan akibat perjalanan jauh  , melewatkan jam makan . dan disinilah tugas seorang kantor depan hotel yaitu membuat  tamu merasa nyaman jauh dari kecemasan dan stress dengan pelayana yang hangat , kepedulian , dan pemahaman yang positif tentang tamu tersebut

KOMPONEN PROSES REGISTRASI

Proses pendaftaran adalah salah satu point terpenting dalam berinteraksi dengan tamu karena disinilah pelayana yang diberikan kepada tamu sebelum , saat tinggal , dan saat tamu berangkat atau meninggalkan hotel  ,   Dibagian ini kita akan membahas tentang bagaimana pentingnya untuk mencapturing  atau mendapatkan data-data tamu yang di dapatkan baik dari reservai tamu tersebut sebelumnya maupun Tamu yang datang dengan walk-in atau tanpa pemesanan sebelumnya . kita harus dapat berkomunikasi baik dengan mereka . kita harus dapat memelihara data-data khususnya data pembayaran , menanggapi masalah tentang keuangan/pembayaran  dan  menindak lanjutinya

Regitration and Guest service

Tamu yang akan menginap harus melakukan registrasi, pendaftaran,  pengidentifikasian tentang keberadaannya di hotel dimana tamu mengisi di registration card / registration form ( tamu diminta untuk menyerahkan KTP, Passport ) dan deposit, GL, Voucher dari data tersebut petugas akan memindahkan ke database system computer sehingga bisa terhubung ke semua department.

Saat tamu Ceck In dan registrasi ada beberapa kemampuan yang dilakukan oleh reception / front desk agent :

1. Up selling system / proses pelayanan tamu saat kedatangan / arrival registrasi / check in
2. Product knowledge / pusat informasi baik tentang hotel maupun tentang daerah setempat, pengelolaan pelayanan tamu , kedatangan tamu sampai set harga kamar ( room rate )
3. Manage guest service
4. Maintenance relationship
5. Handling Complaint / Menangani keluhan tamu

http://virtualhotelinstitute.com/page/40260/front-office-hotel.htm

MENDAPATKAN DATA TAMU

Ini adalah hal yang sangat penting untuk mendapatkan data tamu pada saat pendaftaran atau regitrasi di frontdesk . Informasi ini banyak digunakan oleh bagian atau pegawai lain untuk memberikan pelayanan yang makimal kepada tamu , ini digunakan untuk menginformasikan seperti apa keinginan tamu , dan juga pemabayaran tamu tersebut / bill tamu tersebut .

Prosedur pendaftaran tamu melibatkan beberapa langkah yang, jika diikuti secara akurat, memungkinkan manajemen untuk memastikan kunjungan, menyenangkan , efisien dan aman. Proses ini  dibahas secara umum sebagai langkah-langkah  yang berkaitan dengan manajemen kantor depan yang efektif. Kemudian dalam bab ini, penggunaan PMS (properti sistem manajemen) metode pendaftaran akan dibaha .

1.      Guet datang lalu Check in di hotel

2.      Petugas reception menerima dan menangani tersebut dengan ramah tamah , sopan dan penuh perhatian

3.      Petugas Reception menanyakan kepada tamu apakah sitamu sudah memiliki pemesanan kamar sebelumnya

4.      Tamu mengisi Regitration card

5.      Petugas memeriksa kembali kelengkapan data yang telah diisi oleh tamu di registration card

6.      Petugas Reception memverifikasi kartu kredit / menanyakan pembayaran kepada tamu

7.      Petugas Reception menentukan kamar untuk  Tamu

8.      Petugas reception menjelakan tentang kamar kepada tamu

9.      Petuga reception memberitahuka harga kamar kepada tamu

10.  Petugas Reception juga menjual dan mempromosikan Failitas lainnya yang ada di hotel

11.  Petugas Reception memberikan kunci kamar

 http://diniidris.blogspot.com/